江西省归档文件整理规范

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(江西省质量技术监督局2002年4月22日发布,2002年7月1日实施)

 

1 范围

    本标准规定了归档文件整理原则、质量要求和整理方法。

    本标准适用于江西省各级机关、团体和其他组织。

2 规范性引用文件

    下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

    GB/T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸(neq ISO 216:1975)

    DA/T 1—2000 档案工作基本术语

3 术语和定义

    本标准采用以下定义。

3.1 归档文件

    立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

3.2 件

    归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿、发文稿纸及有关领导批示或有处理结果的文件处理单为一件,正文与附件为一件,转发文与被转发文为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,简报、周报等参阅材料一期为一件。

3.3 归档文件整理

    将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

4 整理规则

    遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

5 质量要求

5.1 归档文件应齐全完整。从整体上,归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌;从个体上,一份文件,一个事由其内容完整无缺;已破损的文件予以托裱、修复;应永久、长期保存的文件,用易于褪变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档。

5.2 整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。

6 整理要求

6.1 分类

    将归档文件按某些特征分别归类。归档文件的分类按照年度、机构(问题)、保管期限进行分类,并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的,采用年度-机构-保管期限分类法;内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的,采用年度-问题-保管期限分类法;单位规模小,年度形成归档文件数量少的,经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意,可采用年度-保管期限分类法。

    一个全宗内应采用统一的分类方案。

6.1.1 按年度分类

    将归档文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件签发的年度;请示与批复等来往文件,归入文件的批复(有结果)年度;跨年度形成的文件材料,如专项工作、专案、多年的统计表,归入事项的办结年度;会议文件归入闭幕年度。

6.1.2 按机构分类

    将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。涉及多部门形成的归档文件,归入单位承办部门或综合部门。

6.1.3 按问题分类

    将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。依据《中国档案分类法》的原理和类目用语,并结合立档单位的实际情况设置类目。

6.1.3 按保管期限分类

    将归档文件按划定的保管期限分类。依据本单位制定的档案保管期限表,对归档文件进行分类。

6.2 排列

    归档文件以件为单位,在分类方案的最低一级类目内,按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它文本在后。会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。

6.3 装订

    归档文件按件用线装订,也可采用其他方法装订,但须符合档案保护要求。采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用左上侧装订的,应将左、上侧对齐。

6.4 编号

    归档文件要逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容,文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸,填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)等项(见图A1-图略)。

6.4.1 全宗号

    档案馆给立档单位编制的代号。

6.4.2 年度

    文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1998。

6.4.3 保管期限

    归档文件的保管期限。即永久、长期、短期。

6.4.4 机构(问题)

    作为分类方案类目的机构(问题)名称和规范化简称。

6.4.5 件号

    归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号在归档文件整理时编制,馆编件号在档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在同一年度内,按分类方案的最低一级类目分别从“1”开始编制顺序号。馆编件号按进馆要求编制。

6.5 编目

    归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

6.5.1 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目(见图A2-图略)。多机关联合发文的,只对本机关的编目,无本机关的只对第一责任者编目。

6.5.1.1 件号

    室编件号,按照6.4.5的要求填写。

6.5.1.2 责任者

    制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

6.5.1.3 文号

    文件的发文字号。

6.5.1.4 题名

    文件标题。没有题名或题名不能客观反映文件内容的,要自拟题名,题名字数不得超过50个字,其中每个标点符号占半个字。自拟题目外加“[]”号。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。

6.5.1.5 日期

    文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注“年、月、日”。如19990909。

6.5.1.6 页数

    登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的一面为一页。无页码的文件要编制页码。

6.5.1.7 备注

    注释文件需要说明的情况。

6.5.2 归档文件目录用纸采用GB/T 148-1997中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T 148-1997。

6.5.3 归档文件目录装订

    归档文件目录依据年度装订成册,并编制封面。归档文件目录夹封面及脊背,目录夹封面设置全宗名称、年度等项目,目录夹脊背设置全宗号、全宗名称、年度等项目(见图A3-图略)。全宗名称即立档单位的名称,应使用全称或规范化简称。归档文件目录要编制目录索引,置于目录前面,其内容包括:机构(问题)、保管期限、起止件号、所在页数等项(见图A4-图略)。

6.6 装盒

    将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊等项目。

6.6.1 档案盒格式

6.6.1.1 档案盒外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊背厚度可以根据需要设置为20mm、30mm和40mm。

6.6.1.2 档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”号连接。盒号为档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时由档案馆按进馆要求编制(见图A6-图略)。

6.6.1.3 档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作。

6.7 归档文件整理说明

    归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”(见图A5-图略)。主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同机构(或问题)与保管期限归档文件的数量,该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写各类归档文件的整理人、检查人和日期。“年度归档文件整理说明”一式两份,填写完毕后分别放入归档文件目录后和全宗卷中。

6.7.1 整理人

    负责整理归档文件的人员和姓名。

6.7.2 检查人

    负责检查归档文件整理质量的人员和姓名。

6.7.3 归档文件整理完毕的日期。

 

 

 

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